البيانات

البيانات أو المعطيات هي سلسلة غير مترابطة من الحقائق الموضوعية التي يمكن الحصول عليها عن طريق الملاحظة، أو عن طريق البحث والتسجيل، وبشكلٍ عام البيانات هي مجموعة من الحروف أو الكلمات أو الأرقام أو الرموز أو الصور المتعلّقة بموضوع معين، مثل: بيانات الموظفين (الأسماء - الأرقام الوظيفية - المهن - الصور) بدون ترتيب، وينتج عن هذه البيانات بعد المعالجة ما يطلق عليه مصطلح معلومات.

إذًا ماهي مكونات البيانات؟ وكيف نحصل على المعلومة ؟

تتكون البيانات من مجموعة من الأرقام أو الحروف أو الكلمات، وبعد معالجتها ببرامج خاصة في الحاسب نحصل على المعلومة، فلتحويل البيانات إلى معلومات يتطلب ذلك معالجة البيانات وذلك عن طريق الحصول عليها وتسجيلها ثم مراجعتها والتأكّد من مطابقتها مع المصادر ثم تصنيفها إلى مجموعات أو فئات وفقًا لمعيار معين.

وهناك العديد من المعايير التي يمكن استخدامها مثل: تصنيف المستهلكين بحسب منطقة جغرافية أو إقليمية معينة، ويجري التصنيف عادة على أساس نظام ترميز -Coding system- قد يكون رقميًّا أو حرفيًّا أو باستخدام النوعين معًا بحسب نوعية البيانات ثم يتم ترتيب البيانات بطريقة معينة وتحدد الكيفية التي تستخدم بها تلك البيانات، ثم يتم دمج مجموعة من عناصر البيانات وجمعها؛ لكي تتوافق مع احتياجات مستخدميها ثم يتم استخدام العمليات الحسابية والمنطقية لتقديم بيانات جديدة ومفيدة للمستخدم وبعد ذلك يتم حفظ البيانات إلى وقت الحاجة إليها.

مثل المجهر الإلكتروني الذي يقوم بتصوير الشيء المراد تصويره ويرسله إلى الحاسب على هيئة إشارات كهربائية (بيانات)، فيقوم الحاسب بحسابها وينظّمها بواسطة برمجيّة معيّنة وينتج منها صورة تظهر على شاشة العرض وتكون تلك هي المعلومة أو المعلومات،

أو مثل: ما يلتقطه قمر صناعي من صور هي بيانات يرسلها إلى الأرض على هيئة إشارات، فتقوم الحاسبات على الأرض بتجميع هذه البيانات وتنشئ بعد معالجتها صورة أو صورًا.

ويمكن أيضًا أن يكون المصدر الأساسي للبيانات هو الإنسان الذي يقوم بتجميع البيانات من خلال المشاهدة والملاحظة و التجربة على الواقع المحيط به سواء الاجتماعي أو الطبيعي أو الإقتصادي وتمثَّل تلك البيانات في رسوم بيانية، مثل تغير عدد السكان خلال العشرين سنة الماضية، أو في رسم بياني آخر: تعيين عدد السكان تحت سن 15 سنة و بين سن 16 - 26 سنة، وبين 27 - 65 سنة، وعدد السكان فوق 66 سنة .

أمّا في المجال الإداري فيمكن أن يكون مصدر البيانات داخلي أو خارجي، فمصدر البيانات الداخلي هو البيانات المتجمّعة من الإدارات المختلفة والأقسام مثل: الفواتير وأوامر الشراء والشيكات الواردة والصادرة وأرقام المبيعات وغيرها، وهذه البيانات تدوّن على شكل تقديم الحسابات أو تقارير، بينما يقصد بالبيانات التي تأتي من مصادر خارجية هي تلك البيانات التي تأتي من الزبائن والموردين ومن مختلف المنظمات ذات العلاقة مع المؤسسة، و تقديرات مصلحة الضرائب وغيرها.

أخيرًا بقي أن نذكر بأن الوسيلة المستخدمة في حفظ البيانات تؤثر على طريقة استرجاعها وكفاءة الاسترجاع، لتقديم البيانات بشكل يمكن أن يفهمه ويستخدمه من يطلبها وقد يتم تقديمها على شكل تقرير مكتوب أو على شكل رسومات بيانية أو هندسية أو يتم عرضها على شاشة الحاسب مباشرة.