7 مفاتيح لإنشاء فريق عمل عن بعد ناجح

وفقًا للعديد من الخبراء في قطاع التكنولوجيا واتجاهات سوق العمل، بما في ذلك مجلة فوربس، تظهر فِرَق العمل عن بعد بوصفها حلًّا مثاليًّا لتحديات النمو والتوسع التي يواجهها الآلاف من رواد الأعمال والشركات في جميع أنحاء العالم. كشفت دراسة أجرتها جامعة أكسفورد بين شركات تنتمي إلى مجموعة فورتشن 500 أنه في عام 2017 وحده، زادت نسبة التوظيف الذي يتم عبر منصات مستقلة لمشاريع العمل عن بعد بما يصل إلى 26%. وبالإضافة إلى ذلك، رأى معظمهم أن توظيف المستقلين هو جزء أساسي من استراتيجيتهم للحفاظ على قدرتهم التنافسية. باتباع نهج هذه الدراسة، استخلصنا سبع نقاط رئيسية ستحدد نجاح أي مشروع مع فرق العمل من المستقلين. لذلك إذا كنت ترغب في الاستفادة من مزايا وجود فريق عمل عن بعد، أو الاستفادة بشكل أكبر مما تحصل عليه حاليًا، تأكد من تطبيق النصائح المقبلة. 7 مفاتيح لإنشاء فريق من المستقلين الناجحين وكما هو الحال مع أي استراتيجية بعيدة المدى، فإن توظيف فريق من المستقلين لتطوير أعمالك يمكن أن يسير بشكل جيد للغاية أو خاطئ للغاية. كل ذلك يعتمد على كيفية تنفيذ هذه الاستراتيجية. لذلك، فإن الغرض من هذه المقالة هو تزويدك ببعض الأدوات الأساسية لمشروعك ليزداد تقدًّمًا ونجاحًا يومًا بعد يوم. 1. حدِّد المهام التي يمكن تفويضها إلى الموظف المستقل وابدأ من الأقل إلى الأكثر دعونا نفكر بموضوعية... عند بدء مشروع تجاري أو توسيع مشروع قائم؛ ستجد مهامًا مثل أعمال التسويق الإلكتروني - على سبيل المثال لا الحصر - لن تحتاج إلى موظف موجود فعليًّا. ويمكن تنفيذ الكثير من هذه الأنشطة باستخدام الحاسوب، حتى وإن كان على الجانب الآخر من العالم. دائمًا وعندما تعتمد على اتصال جيد بالإنترنت واستعداد كبير للتواصل. لأداء مهام أخرى، ستحتاج إلى تمكين نوع من البرامج المتخصصة ويمكنك أيضًا توظيف مبرمج مستقل لهذه الوظيفة. سيسمح لك هذا الاستثمار بمواصلة الاستفادة من أعمالك باستخدام نموذج العمل عن بعد. معظم المشاريع المنفَّذة من خلال منصات العمل عن بعد تنتمي إلى مجالات التصميم والوسائط المتعددة أو تكنولوجيا المعلومات والبرمجة. بمجرد معرفة الموظفين المستقلين الذين ستحتاج إليهم؛ ابدأ بتوكيلهم لتنفيذ المهام الفردية واستمر في النمو شيئًا فشيء حتى تصل إلى توظيفهم للمهام التشغيلية والإدارية. 2. قم بتمكين موظفيك الجُدد عن بعد كما لو كانوا أمامك وجهًا لوجه عند دمج عضو جديد في فريق عملك، فمن المهم تقديم التدريب الشامل الذي يسمح لك بتعريف الأهداف والعمليات التي سيتم ربطه بها بالتفصيل. وينطبق ذلك على جميع الموظفين، بغض النظر عما إذا كانوا سيعملون في نهاية المطاف بدوامٍ كامل أو جزئي أو عن بعد أو وجها لوجه. وعلى الرغم من أننا نعتبر أن هذه الخطوة اختيارية، إلا أن الحقيقة هي أن التدريب يوفر العديد من المزايا لكل من رواد الأعمال والشركات الناشئة. لذلك عند توظيف أحد المستقلين لأول مرة، خذ وقتًا خاصًا لتقديم المقدمة المناسبة من تفاصيل المشروع وفلسفة شركتك قبل أن يبدأ العمل على المشروع. إذا كنت تخطط لتوظيف مجموعة كبيرة من المستقلين عن بعد، فمن المهم أيضًا إعداد دورات تدريبية عبر الإنترنت. وهذا يوفّر عليك الوقت والمال، بالإضافة إلى تقليص مدة التعلم وتحقيق نتائج أفضل. 3. ابحث عن المستقلين الذين يقدمون قيمة مضافة واحدة من أعظم خصائص المستقلين المتميزين هي أنهم يسعون دائمًا لإضافة قيمة إلى كل عمل يقومون به. هذا النوع من المستقلين هو الذي يقدم لك حلولاً إضافية، ويقوم ببعض (أو بكثير) من المهام أكثر مما تم الاتفاق عليه في بداية المشروع، ويقترح اقتراحات في الوقت المناسب وعادة ما يُظهر اهتمامًا عامًا بنموك كشركة. القيمة المضافة هي شيء يُبديه العاملون عن بُعد أثناء قيامهم بتنفيذ المشاريع. ومع ذلك، فهو أيضًا شيء يمكننا ملاحظته فيهم حتى قبل توظيفهم، من خلال ملفاتهم الشخصية وتقييم العملاء الآخرين لمهاراتهم. فيما يلي بعض الإشارات التي "تدل” على أن المستقل سيكون عنصرًا رائعًا ومتعدد القدرات لصالح شركتك: تجده عمل على مشاريع مختلفة ومتنوعة للغاية في مجال خبرته. تشير تقييمات وتعليقات العملاء إلى أن عمله تجاوز التوقعات الأولية. من خلال تقديم اقتراح عمل فيما بينكما، يُقدّم لك المستقل بعض المزايا الإضافية. تجد من بين مهاراته العديد من المهارات التي لا تحتاج إليها في الوقت الحالي، ولكن ترى إمكانية أن يكون ذلك مفيدًا في مساعدتك على الاستمرار في النمو مستقبلًا. 4. تعزيز بيئة العمل سواء كنت تعمل مع الموظفين أو المستقلين وجهًا لوجه، أو المستقلين عن بُعد... من المهم في كلتا الحالتين الاكتراث بشأن توليد شعور مجتمعي يحفزهم على الشعور بالالتزام وأن يكونوا جزءًا من فريق. لا يشارك الكثير من المستقلين حضور الاجتماعات المتعلقة بإنشاء فرق العمل. ومع ذلك، من الممكن تحقيق روح مجتمعية جيدة في فرق العمل عن بعد من خلال تنظيم استراتيجيات مثل العروض والمساحات التعاونية المرنة التي تسمح وتشجع تبادل الآراء ووجهات النظر والملاحظات الفردية. من الطرق الرائعة الأخرى للحفاظ على تواصل فريقك والتزامه بشكل جيد: استخدام تطبيقات مثل تريلو Trello أو سلاك Slack أو فيسبوك Workplace. وهي تعمل كقنوات اتصال فورية وقاعات مكتبية افتراضية وشبكات علاقات اجتماعية. دفعة واحدة... 5. إيجاد بيئة آمنة للتجربة والابتكار وبصفة عامة، من الأفضل أن تخبر الموظف المستقل ما هو هدفك وما هي الأهداف المحددة التي ينبغي أن يحققها بعمله، بدلا من أن تشير بدقة إلى الكيفية التي ينبغي أن يؤدي بها عمله، خطوة بخطوة. ربما أنت تفهم بوضوح تام العمليات التي يجب على موظفيك اتباعها. ومع ذلك فإن جميع العمليات عرضة للتحسين ويميل المستقلون إلى أن يكونوا خبراء حقيقيين عندما يتعلق الأمر بإيجاد طرق أكثر كفاءة وفعالية لتحقيق أهدافهم. لذا، حاول ترك مساحة جيدة للإبداع والتجريب وأيضا للخطأ (ولكن للخطأ دون عواقب بالتأكيد...). استخدم ميزات التحكم في نظام العمل لتغيير وتعديل الصلاحيات المحددة واجعل موظفيك يشعرون بالحرية في اقتراح الأفكار والاقتراحات الجديدة، دون التأثير على عملك في صناعة القرار. 6. إنشاء ثقافة جيدة من الملاحظات والشكاوى والاقتراحات توفر الملاحظات الجيدة مجموعة واسعة من المزايا... أوّلها، أنها تسمح لك بتوفير الكثير من وقتك ومالك ومواردك. كذلك فإنها تساعد على الحفاظ على تحفيز أداء موظفيك دائما في المستوى الأمثل. تتميز ثقافة الملاحظات الجيدة بثلاثة أمور: اللحظة والقناة وطريقة تقديم الملاحظات. فيما يتعلق باللحظة: لا تنتظر نهاية المشروع لتقديم الملاحظات لموظفيك. يُفضّل تقسيم العمل إلى خطوات وتقديم ملاحظات جيدة عند إكمال كل خطوة منها. وبهذه الطريقة، يمكن للموظفين المستقلين الاستمرار في تصحيح مسار العمل والتحسين المستمر أثناء تنفيذه. أفضل قناة لتقديم الملاحظات عن بعد هي الاتصال المرئي، نظرًا لوجود احتمالات أقل لوقوع سوء الفهم. وأفضل طريقة لتقديم الملاحظات هي... حسنًا، هذا هو الفن الحقيقي! لذلك، ربما أخصص مقالة منفردة عن كيفية تقديم الملاحظات بالشكل المطلوب. 7. ابحث عن الدعم والضمانات أخيرًا وليس آخرًا... عند العمل مع موظف مستقل أو فريق من الموظفين المستقلين، حاول دائمًا الحصول على الدعم والضمانات الضرورية واللازمة للاستثمار الذي تقوم به. معظم منصات العمل عن بعد - على غرار مستقل وخمسات على سبيل المثال - تلتزم بتوفير الراحة والأمان في جميع الأوقات، سواء لعملائها أو للمستقلين العاملين من خلالها. فمن خلال نشر المشاريع على منصات العمل الحر، فإنك تحصل على إمكانية: البحث عن موظفين مستقلين ذوي خبرة مُوثّقة. مراجعة مؤهلات وتقييمات وتعليقات العملاء الذين تعاملوا فعليًّا مع المستقل. عدم صرف ميزانية المشروع إلا عندما يكتمل العمل وفقاً للتفاوض والاتفاق المسبق. الاعتماد على الدعم الذي تقدمه المنصة في حالة نشوب أي نزاع أو وساطة. من خلال العمل على منصات العمل عن بعد؛ ستتأكد من أنك لا توظّف أفضل المواهب لفريقك من الموظفين المستقلين فحسب، بل ستكون محميًّا أيضًا في حالة وقوع أي شيء غير مُحتمل. مزايا وتحديات إنشاء فريق عمل عن بعد من بين المزايا التي لا حصر لها والتي يحصل عليها العملاء من خلال توظيف فرق عمل من المستقلين للنمو المستمر (وليس فقط بشكل متقطع)، لا بُدّ وأن تستشعر تلك المرونة العددية والوظيفية والمالية، والتي يتم التعبير عنها بالطرق التالية: إمكانية الوصول إلى مصدر قابل للتطوير من المهنيين ذوي المهارات والخبرات المختلفة. انخفاض تكاليف بدء التشغيل والتوسع. إزالة الحواجز التقليدية في عملية التعاقد والتوظيف. غير أن إدماج فريق عمل عن بعد في العملية ينطوي أيضا على بعض التحديات التقليدية والشائعة. وقد تمكنت العديد من الشركات من تجنب العديد من هذه التحديات من خلال تنفيذ هذه المقترحات، ومن هذه التحديات: صعوبة مواءمة العمل الداخلي مع العمل الخارجي والتواصل وخلق الالتزام. تحتاج إلى تطوير حلول لحماية استثماراتك وتجنب المخاطر. تحتاج إلى إنشاء البنية التحتية اللازمة للعمل عن بعد. وعادة تضع منصات العمل عن بعد هذه التحديات في اعتبارها، وبالتالي هذا أساس وجودها، فهي تسمح لك بإنشاء مشاريع من جميع الأنواع، وتعيين موظفين مستقلين مؤهلين وتحمي مدفوعاتك، من بين العديد من الميزات الأخرى. بالإضافة إلى ذلك، تقوم هذه المنصات بالاستثمار في البحث والتطوير في أحدث التقنيات لمساعدة أصحاب الأعمال على زيادة إنتاجية فرق العمل عن بعد لديها. الكثير من قصص النجاح كان أساسها الاعتماد بشكل أساسي على المستقلين، وفي عالمنا العربي، هناك بالفعل شركات تعمل عن بعد وتواصل نجاحها يومًا بعد يوم. القصة المقبلة قد تكون قصتك؛ فابدأ بتحقيق أحلامك ومشاريعك اليوم وقم بإنشاء فريق عمل عن بعد من المستقلين المتميزين. تامر محمد السيد