نظم المعلومات المدرسية

نظام المعلومات التربوي يشمل أنظمة مدرسة فرعية تعنى باللوازم والسكرتارية والمحاسبة والمكتبة والمختبر والإرشاد والإعلام لتعمل جميع تلك الأنظمة تحت مظلة إدارية واحدة ويكون المدير الناظر مسؤول على جودتها واستمراريتها لدعم المدرسة وخدمتها لوجستيا ومعلوماتيا . من المعروف أن البيانات هي مدخلات في أي نظام معلومات للحصول على معلومات تشكل بيانات تم معالجتها بعمليات رياضية أو إدارية ما ، فمثلا معدل الطالب مدخلاته علامات الطالب ذاته وحساب المعدل معالجة حسابية للبيانات المدخلات للحصول على المخرج النهائي الذي يشكل معلومة نهائية هي معدل الطالب التحصيلي ، يمكن تعريف نظام المعلومات انه ذلك الإطار المفاهيمي الشامل لعمليات المعالجة للبيانات للحصول على المعلومات كتغذية راجعة داعمة للقرارات ، في المدارس تبرز الحاجة لتخصيص نظام معلومات خاص بإدارة الشؤون التربوية للمدرسة ، لا ينفصل ذلك النظام عن أنظمة معلومات أخرى ترتبط به بشكل وثيق ، ليكون نظام المعلومات التربوي مظلة تلك الأنظمة الفرعية التي تعمل تحته ، فالمكتبة المدرسية ابتداء لابد ولا نظام معلومات فهرسة خاص يعنى بتسجيل الكتب الواردة ومصدرها وأماكن عرضها بشكل مادي ، بالإضافة لوجود سجل معلومات خاص بخدمات الإعارة ، يشمل ذلك السجل أسماء المعارين من طلبة ومعلمين وتواريخ الإرجاع المسجلة واسماء الكتب المعارة ، ليس شرطا أن يكون نظام المكتبة المعلوماتي آليا محوسبا فيمكن ان يكون ورقيا كأي نظام معلومات آخر قد يكون ورقيا أو محوسبا ، من أنظمة المعلومات التربوية الأخرى نظام معلومات المختبر العلمي الذي يشمل سجلا بمحتويات المختبر من أجهزة وأدوات علمية وأماكن تخزينها وأعدادها ، بالإضافة لسجل آخر خاص بإثبات الأنشطة العلمية المتعلقة بالتجارب العلمية المعدة للطلاب بالتعاون مع معلمي العلوم وتواريخ حدوثها ، نظام معلومات الحصص يعنى بجدول الحصص العلمية والأدبية الموزعة على المعلمين لتشمل اسماء المواد واسماء المعلمين وعناوين الغرف الصفية ، ليتشكل تقاطع كل بيان خاص بالمادة والترتيب الزمني للحص لكل شعبة اسم استاذ المادة ، من انظمة المعلومات التربوية الهامة والأساسية نظام معلومات الإرشاد والتي يعنى بها المرشد الأكاديمي بكل مايحتويه النظام من معلومات حول الطلبة الذين لديهم مشاكل اجتماعية ونفسية ، بالإضافة لتوثيق حالات يومية لحل مشكلات صفية بين الطلبة ضمن وقائق يستفاد منها كأرشيف تربوي خاص بالمدرسة . هناك نظم معلومات مساندة أخرى يمكن اعتبارها انظمة معلومات تربوية إدارية ، مثل نظام معلومات اللوازم ونظام معلومات المالية ونظام معلومات السكرتارية ، بداية نظام معلومات اللوازم يشكل في إطاره التنفيذي كل المعلومات الخاصة بمدخلات المدرسة من لوازم لوجستية مصنفة حسب استخدامها إلى استهلاكات او أثاث ليتم متابعتها من مسؤول النظام الخاص باللوازم والذي يكون عادة أمين المستودع ليقوم بإجراء حركات ترصيد لكل ملزمة بالمدرسة اما زيادة بالشراء أو طرحا بالإستهلاك أو الإتلاف من خلال سندات اخراج معززة ، ليكون الرصيد الدفتري لكل ملزمة متطابق مع الرصيد المادي للملزمة اللوجستية المساندة في التعليم ، نظام المعلومات المالي يرتبط بشكل إداري بنظام معلومات اللوازم حيث كل وحدة يتم شراؤها بفاتورة مالية يستند اليها في الإدخال لحوزة ما تمتلكه المدرسة من لوازم ، نظام المعلومات المالي اكثر تعقيدا من الخاص باللوازم حيث يشمل أكثر من حلقة نشاط مالي لا سيما في المدارس المهنية المنتجة ، ليشمل بها سلسلة من النشاط الإنتاجي الذي يبدأ بحساب مدخلات الإنتاج ثم المحاسبة على المخرجات في اثبات المبيعات وتوزيعها حسب نظام معتمد ، في النظام المالي التربوي يكون سجلا للحركات اليومية الخاصة بقيود المعاملات من قبض وصرف للنقود والشيكات ، ويقوم بمراقبة الشيكات المحاسب أو الموظف المعني بالمحاسبة والذي قد يكون السكرتير أو المدير العام للمدرسة ، تشمل مراقبة الشيكات بيانات كل شيك من تاريخه ومبلغه ولمن صرف ورقم معاملة صرفه وفيما اذا ما تم ترحيله لسجل اليومية أو لا ، يضطلع نظام المعلومات المالي كذلك بإعداد تقارير مالية دورية حول الإنتاج المهني تشمل قيم المبالغ ومصادرها ، نظام معلومات السكرتارية يشمل المراسلات البريدية الواردة والصادرة وارقام كتبها وارشفتها بالملفات ليسهل الوصول لها وقت الحاجة ، بالإضافة لتزويد الجمهور بنماذج خاصة بالطلبة كسجل علامات عاجل وكتب مغادرة واجازات للموظفين المعلمين والإداريين ، ونماذج استجواب المعلمين المقصرين ، ويضطلع نظام السكرتارية بسجل الدوام المدرسي الآلي أو الدفتري لمحاسبة المسؤولية الخاصة بالإلتزام الإداري ، وأخيرا نظام معلومات الإعلام يشمل برنامج الإذاعة المدرسية اليومي ليحدد من سيقوم بتقديم الفقرات الإعلامية الصباحية وترتيبها ، وكذلك يشمل نظام الإعلام المدرسي إدارة لوحة الإعلانات والإرشادات وما يعرض بها من معلومات دورية ، يشتمل نظام المعلومات التربوي كذلك إدارة موقع المدرسة على الإنترنت فيما يعرض به من معلومات واعلانات حول انشطة المدرسة ، بالإضافة للتواصل مع الطلبة والأهالي من خلال البريد الإلكتروني ومواقع التواصل الإجتماعي ليعزز انتماء الطلبة لمدرستهم ، اذن يمكن حصر اهم أنظمة معلومات التربية في المدرسة إلى سبعة أنظمة تعمل تحت نظام معلوماتي إداري شامل ضمن نظام معلومات تربوي هي : 1- نظام معلومات السكرتارية . 2- نظام معلومات اللوازم . 3- نظام معلومات المالية . 4- نظام معلومات المكتبة . 5- نظام معلومات المختبر . 6- نظام معلومات الإرشاد . 7- نظام معلومات الإعلام . لضمان عمل تلك الأنظمة المعلوماتية لا بد من تعزيز أمن المعلومات في تلك الأنظمة خصوصا الإلكترونية منها لمنع التطفل عليها ، اما إذا كانت ورقية فيكفي لحمايتها احكام الغلق عليها في خزائن خشبية او حديدية مقاومة للحريق وحسب اهميتها ، وعامل آخر مهم لتنقية المعلومات من الأخطاء هو التدقيق المالي والذي تبرز أهميته في المالية والمكتبة والمختبر واللوازم أما الإرشاد والإعلام والسكرتارية فيكون الإهتمام بها على مستوى إداري آخر .