دراسة التحول الرقمي وتأثيره على الهيكلة في قطاع الأعمال

المقدمة 

انطلاقا من مبدا التطوير والاستثمار لاستمرارية الأعمال والارتقاء بالكفاءة التشغيلية لنصل إلى الاستحواذ على ثقة العملاء والريادة في الاعمال وبناء بيئة فعالة للمنافسة من خلال الاستراتيجيات المطروحة في هذه الدراسة، بالإضافة الى توضيح مخاطر التحول الرقمي بالنسبة للهيكلة.

الغرض

الخطة هي اجراءات تتبع لمواكبة التطور بسوق الأعمال من خلال تطبيق منظومة تكاملية قادرة على تحقيق أهداف الشركة والمستثمرين بشكل يضمن استحواذ ثقة العملاء والريادة السوقية التشغيلية من خلال اتباع استراتيجيات محددة الضوابط تتناسق مع أخلاقيات المجتمع ورغبات المستهلكين.

ومن منطلق رؤية التعريف نجد أن عناصر المنظومة باتت واضحة المعالم، كما وأن الفائدة المرجوة من التغيير يجب أن تراعي ضوابط سوق العمل وتتناسق مع رغبات المستهلك والذي هو في النهاية المحرك الحقيقي لحاجة التطوير.

نطاق التغيير

لماذا يجب علينا تغيير نهج العمل؟

سؤال نواجهه بشكل دائم من جانب المستثمرين وأصحاب الأعمال، ويبقى السؤال ملحًّا جدًّا

- المستثمر: أنا احقق أرباحي و سير العمل ممتاز ويلبي رغبة المستهلكين و العملاء!!

وفي هذه الحالة يجب أن نسمع من الطرف الآخر وهو المستهلك والمحرك الحقيقي للدورة المالية:

- المستهلك: ما تقوم به الشركة جيد ولكنه بطيء، جدًّا ويومًا ما سوف أتعامل مع غيرهم.

حوار اقتصادي حقيقي من واقع السوق يعكس الفجوة ما بين طموح ورغبات المستهلكين وبين اصحاب الأعمال الغير مقتنعين بالتطوير الرقمي، والنهاية المحتومة هي الفشل باستمرارية تدفق الأعمال وتوقف الإنتاجية وظهور مستثمرين بدلاء يحلون كشركاء للنجاح.

خطوات التحول الرقمي 

اتخذت خطوات التحول الرقمي اشكالا متعددة وطرق تخطيط وتنفيذ مختلفة حسب طبيعة الأعمال والمناخ الاقتصادي وغيرها من العوامل المحفزة أثناء الدراسة، وسوف نتناول ثلاثة عوامل رئيسية نعتبرها المحرك الرئيسي التي تقودنا لخطوات التحول الرقمي وهي:

الإدارة ورأس المال: القدرة والرغبة بالتطوير.

المستهلك والخدمات: طبيعة العمل ونوع الخدمة المقدمة.

الوسائل الرقمية المتاحة: الاستراتيجية والأهداف مع إمكانيّة التحقيق ضمن الحلول المتاحة.

أن ضمان نجاح خطة التحول الرقمي لابد أن تراعي نجاح جميع العوامل مجتمعة وبذات الوقت مع الاستمرارية، علمًا أن فقدان أي جزء منها يعرض التحول لأخطار الفشل الكامل، هذا للآن فكرة التحول قائمة على منهجية التناغم المتصل بين قيمة العمل ومعطيات التشغيل إحدى أهم تلك المعطيات التي يجب أن تتركز عليها جهود التطوير وهي الهيكلية  والعامل البشري، في هذه الدراسة سنقوم باستعراض طرق ومنهجيّة التحول الرقمي وكيفية التعامل مع إعادة بناء الهيكلة التنظيمية ومدى المخاطر التي تواجهه الشركات خلال عملية التحول وطرق المعالجة العامة لضمان تحقيق نتائج ايجابية.

الخوف من التغير 

في أي عملية للتغيير دائما هنالك عقبة رئيسية أمام أي تحول رقمي فعال إلا وهي النمطية بالأداء واستمرار ايقاع العمل يبقى الهاجس الأكبر لدى المستثمرين وأصحاب الأعمال وإيجاد قنوات عمل داخلية جديدة Business Channels وتغير حدود الصلاحيات Authorities Boundaries مع استحداث أو سحب التفويض الإدارية وجميعها عوامل صارمة لعناصر العمل أثناء التغير والتحول نحو الأتممه الرقمية.

فكرة استقلالية القرار وتوحيد الرؤية التشغيلية بما يتوافق مع طموحات العملاء واستراتيجية الشركة والإطار العام.

ميزات التحول الرقمي وانعكاسها على المستوى التنظيمي للشركة أو الجهة يحقق ما يلي :

- إيجاد – استحداث نماذج أعمال جديدة New Work Platform Patterns.

- زيادة الانتاجية.

- رفع الكفاءة التشغيلية.

- مرونة الأداء بالعمليات الحيوية.

- نوع الأنشطة والمهام scaling.

- الذكاء الاصطناعي System Automation.

- اتساع الأنشطة والمهام.

- زيادة الأرباح وانخفاض التكاليف.

- تحقيق رضى العملاء.

عوائق التحول الرقمي بالنسبة للإعادة الهيكلية

- عدم وجود استراتيجية واضحة لأهداف التحول.

- افتقار الشركة للخبرات والمهارات الجديدة.

- التمسك بنظام هيكلة تقليدي، نظام غير مرن.

- عدم وجود معايير قياس واضحة يتم اتباعها أثناء عملية التحول.

- عدم وجود حوافز تمييز لأصحاب المهارات والمشاركين بالعملية مما يسبب بانخفاض الأداء.

- إعطاء الموظفين الفرصة للمشاركة واستعراض جميع الآراء.

- مقاومة الموظف للتغيير.

مؤشرات الأداء وأنظمة القياس

هي الوسيلة الناجحة للقيام ببدء عملية التحول الرقمي بحيث تنقسم العملية إلى عدة مراحل وهي:

1- جمع المعلومات.

2- دراسة شكل الهيكلية الحالية.

3- قياس مدى الإنتاجية للأفراد.

4- تحديد مدى التحول.

5- وضع خريطة الصلاحيات ومهام جميع الأقسام.

6- ايجاد المسارات البديلة التشغيلية أثناء عملية التحول لضمان استمرارية الإنتاج والمواءمة التشغيلية.

نظرة على مؤشرات الأداء

لضمان استمرارية الأعمال والارتقاء بالكفاءة التشغيلية يجب مراعاة أن تكون جهود التحقيق التنظيمي وإعادة الهيكلة مدفوعة ومعززة بنماذج واضحة لتحقيق الأداء الوظيفي خلال عملية التحول، بحيث تكون تلك المحفزات هي القوة الموجهة وراء الارتقاء بالأداء.

في هذه المرحلة يجب اشتقاق أكثر المحفزات أو المحركات الأعمال الحيوية التي من شأنها رفع مستوى وكفاءة الاداء، وهي تنقسم إلى:

- العوامل الحيوية: وهي مؤشرات رئيسية لقياس مدى نجاح التحول من منظور استراتيجية الإدارة حتى رضى العملاء.

- المحركات الأساسية: يجب جمع كل الأنشطة الحالية ووضعها ضمن مجموعات وحزم لكل دائرة أو قسم داخل الشركة مع مراعاة مايلي:

1- المهام الحيوبة ذات طابع العمل الدوري والمتواصل.

2- الوظائف المتخصصة والتي يشرف عليها أصحاب الخبرات العالية والمميزة.

3- المهام الموسمية وهي التي ترتبط بجدول أعمال سنوي كمثال: استلام مشاريع، فحص مشاريع... الخ.

مهام إدارية وتشمل جميع الاعمال المكتبية التي يقوم بها أفراد القسم كإنشاء أوراق وطباعة مستندات وتقارير مالية وغيرها مع مراعاة مايلي:

- إن المهام التي يتم جمعها وإدراجها ضمن استراتيجية القسم أو الدائرة المعنية أو محرك مؤثر خلال عملية التحول.

- يتم إعطاء قيمة رقمية لكل محرك عمل أو مهمة عمل من قياس 1 إلى 10 بحيث ما قلّت قيمة الرقمين عن خمسة لا يحسب عامل أو محرك مؤثر خلال عملية التحول.

- يتم تقسيم التخصصات المشاركة لكل محرك بحيث نقوم بعمل علاقة بين الموظف ومحرك العمل أو المهمة.

- يتم حساب نسبة أداء أو إشغالية الموظف من خلال مبدأ التحمل والمشاركة مثال: محرك عمل يشترك فيه ثلاث أفراد وقيمة مستوى المحرك هي 2 إذن كل موظف يشارك بقيمة أقل من واحد مما يجعل المحرك غير ذي قيمة فعالة أو حيوية.

يحتم وضع محركات الأعمال والمهام ضمن قاعدة بيانات ومن ثم جمع المؤشرات لكل منها.

مؤشرات الأداء

لكل محرك عمل مجموعة من مؤشرات الأداء التي ترتبط بها عدد من المؤشرات غير محدود.

يقوم الموظف بوضع مرجعه لكل مؤشر ومدى إشغاله الكفاءة والمدة الزمنية المرتبطة بتحقيقه.

شروط المؤشرات

عدد المؤشرات غير محدود ويعتمد على طبيعة العمل لكل مؤشر قيمة رقمية حيوية ترتبط به وقد يشترك أكثر من موظف بنفس المؤشر ضمن محرك عمل واحد وقد يكون الموظف مستحوذ على المؤشر والقيمة كاملة (بحالة الاستحواذ يتم اعتبار المؤشر من قيمة مضافة إلى عامل خطورة لأن خسارة الموظف قد تؤدي لتوقف المؤشر).

يتم بناء قاعدة بيانات موحدة تشمل ما يلي   :

- محركات الأعمال والمهام الحيوية.

- مستوى قياس لكل محرك عمل.

- مستويات الأداء لكل محرك عمل.

- الموظفين المشاركين ومدى نسبة إشغالهم لكل مؤشر.

توحيد الأعمال

في هذه المرحلة تقوم بعمل فحص دقيق للاكتشاف وعمل ما يلي:

- تحديد كفاءة انتاجية كل موظف وتحديد المحركات التي يشترك فيها مجموعة من الموظفين.

- عمل دمج الأعمال التي تكثر بشكل دوري بلا خصوصية أو نسبة مسؤولية.

- تحديد المهام ذات الطابع الخطر والتي على الأغلب تكون مرتبطة بموظفين محدودين ضمن مجموعة العمل.

- حصر المهام ذات الطابع الروتيني والمتكرر وعزلة عن قائمة الأعمال.

بعد الانتهاء يقوم مجموعة خبراء التحول باستخدام المحركات التي سوف تختفي لأنها إما انتهت من جدول المهام بعد التحول أو تمت برمجتها بشكل آلي كمثال: إصدار التقارير الدورية (يومية، شهرية... الخ). ويتم تحديد الموظفين كما يلي:

- لم يعد لهم مهمات أعمال.

- تغيير بطبيعة العمل أو الدائرة الوظيفية.

- ذوي الأداء المتخصص ليتم تقييم كل موظف ضمن عملية إعادة التأهيل والكفاءة.

- إدراج محركات العمل الجديدة والتي ظهرت خلال عملية التحويل ووضعها ضمن نطاق مسؤوليات الموظفين بشكل واضح ومباشر.

- تحويل أكبر المحركات لعملية الأتمتة.

المبادئ العامة

ضمن استراتيجية التحول الرقمي ومدى تأثيرها على الهيكلة وأداء الموظفين، يتم اتباع منهجية عمل تقنية عالمية موحدة وهي مجموعة من الضوابط التقنية العالمية التي تعرف بتكنولوجيا المعلومات والاتصالات والتي تهدف لوجود حلول تقنية عالمية الجودة والكفاءة لتسيير الأعمال من خلال منصات عمل تشغيلية قادرة على أداء المهمات والأعمال بشكل تلقائي وتتمتع بالمرونة والقابلية للتطوير المستمر بما يتوافق مع طموحات الشركة .

مخاطر التحول الرقمي بالنسبة للهيكلة

التحديات والمخاطر التي قد تواجه عملية التحول كبيرة جدا وقد تصطدم بشكل مباشر باستراتيجية الشركة مما يؤدي لخسائر غير محددة النطاق بحال كانت خطوات التغير لم تراعي جميع ما سبق ذكره بالبحث ولتفادي المخاطر وتخفيض نسبة الضرر يجب مراعاة الآتي قبل البدء بإجراءات التحول:

- مراجعة مؤشرات الاداء بشكل دقيق مع كل موظف ومسؤول.

- عمل خطة بديلة لكل مراحل التحول بحيث يتم تفعيلها عند الحاجة.

- مشاركة عملية التحول مع جميع الموظفين والاستماع لآرائهم القيمة.

- عرض خطة التحول لجهة متخصصة بهذا المجال والاستماع لإرشادهم.

- عمل استبيان للعملاء وجمع الآراء والاعتراضات من خلاله.

والله ولي التوفيق

حسان الكيالي - عايض ناصر المهداني

المراجع 

الجمعية العامة لإدارة القادة والمشاريع PMI

مبادئ ماكنزي دوليت للتحول الرقمي.