كيف تعقد اجتماعات ناجحة عن بعد؟

اجتاح فايروس كورونا العالم، وفرض على جميع الدول والمنظّمات مجموعة من الإجراءات الاحترازيّة التي يلزم تطبيقها للحد من انتشار هذه الجائحة، ومن هذه الإجراءات (تطبيق التباعد الاجتماعي) الذي فرض على الموظفين أداء أعمالهم عن بُعد وهذا ما لم يتهيّأ له الموظفون، وربّما لم يجرّبوه من قبل.

إحدى المهام الروتينيّة التي تتكرّر في بيئات العمل هي (الاجتماعات) التي باتت بعد جائحة كورونا من الممنوعات، وأدّى ذلك إلى عقد الاجتماعات لفرق العمل عن بُعد، وقد تكون أكبر المشكلات التي تواجه فرق العمل عند عقد اجتماعات عن بُعد هي اختيار البرنامج أو التطبيق المناسب من مجموعة كبيرة من البرامج والتطبيقات المتوفّرة بشكلٍ مجاني، وكيفيّة تحقيق التفاعل في هذه الاجتماعات الافتراضيّة بشكلٍ موصِل للأهداف وقريب من الاجتماعات المعتادة.

إذا كان عقد اجتماع عن بُعد أمرًا متكرّرًا في عملك، وتنقصك التجربة الكافية لتتّخذ قرارك، سأهديك في هذه المقالة عددًا من التوصيات لعقد اجتماع عن بُعد ناجح:

أولًا: اختيار المنصة الافتراضيّة التي ستستضيف اجتماعك بفريقك.

وستجد الكثير من التطبيقات والبرامج لذلك، مما يوقعك في حيرة حول أيٍّ منها المناسب؟ فكيف تختار برنامج اجتماعاتك؟

- الأمان أوّلًا وآخرًا، فهو أوّل ما ينبغي عليك توفيره في البيئة الافتراضيّة.

- اختر تطبيقًا قابلًا للاستخدام من جميع الأجهزة، بمختلف أشكالها وأنظمتها.

- حاول اختيار تطبيقًا مجانيًّا، ولكن لا تبحث عن تطبيق مجانيّ، فالتطبيقات المدفوعة لها امتيازات وخصائص تستحق الدفع مقابلها.

- اختر تطبيقًا سهل الاستخدام، ويتوائم مع احتياجاتك.

ثانيًا: تزويد فريق العمل برابط تحميل التطبيق، وشرح كيفيّة استخدامه – ستجد بلا شك شروحًا جاهزة لذلك-؛ لضمان تمكّن الجميع من استخدام التطبيق بكافّة مزاياه.

ثالثًا: ابدأ التحضير لاجتماعك كالمعتاد، تحديد الأهداف والمحاور وترتيب الملفات والعروض التي تريد استخدامها، ومن المهم أن تجرّب التطبيق وتتعلّم عليه قبل الكل.

رابعًا: أرسل خطابًا رسميًّا للمدعوّين للاجتماع، يتضمّن الأهداف والمحاور وزمن الاجتماع والمدة وكل ما يلزمهم تجهيزه قبل بدء الاجتماع، مع الرابط للدخول إلى الاجتماع.

خامسًا: تأكد من الملفات قبل دخول الاجتماع، وتأكد من قوّة إشارة النت؛ حتى تتأكد من جودة وصول الصوت، كذلك قم بتجربة السماعات ومكبّر الصوت، واحضر قبل الموعد بما يكفي للتجهيز.

سادسًا: قم بتسجيل الاجتماع لمشاركته مع الذين لم يستطيعوا الحضور لظرف طارئ أو لمن لم تكن إشارة الإنترنت لديه قويّة بما يكفي لحضور الاجتماع.

سابعًا: اعقد اجتماعك بأريحيّة ورحب بالأعضاء وعرّفهم بأهداف الاجتماع مرة أخرى، كما عليك أن توضّح آليّة الاجتماع في استقبال المداخلات والتعليقات.

ثامنًا: تفاعل مع الأعضاء وتأكّد من وجودهم جميعًا بشكلٍ فعلي.

تاسعًا: قم بكتابة تلخيص للاجتماع، وأرسله لجميع الأعضاء واحفظ جميع تلخيصات المحاضرات في مجلد واحد.

ختامًا

اجتماعات العمل عن بُعد أو حتى بشكلٍ مباشر يجب أن تكون عند الحاجة فقط، ولا ينبغي أن يُهدر الوقت في اجتماعات غير قيّمة.

وهذه النصائح ستفيدك من خبرتي في الاجتماعات عن بعد.

منال عبدالعزيز السالم